Attesten voor studietoelage

De voorwaarde om een voltijds studietraject op te nemen, geldt niet als je in je diplomajaar zit. Deze uitzondering wordt automatisch toegekend op basis van gegevens in databanken. Voeg hiervoor dus zeker geen attest toe aan je dossier, dit zal de behandeling van je dossier vertragen.

Bij wie kan je terecht?

De toekenning gebeurt automatisch. Je hoeft hiervoor niemand te contacteren.

Voorwaarden

• Je bent ingeschreven voor een opleiding waarvoor je dit academiejaar je diploma kunt behalen. 
• Je neemt minder dan 54 studiepunten op omdat je enkel de resterende vakken nog nodig hebt om af te studeren. 

Wat moet je doen? 

1. Zorg ervoor dat je je ISP tijdig indient en dat je alle OPO’s boekt die nodig zijn om je diploma dit academiejaar te behalen. 

2. De uitzondering wordt automatisch toegekend via de databank hoger onderwijs (DHO). 

3. Er is geen attest nodig van jou of van de instelling. 

Veelgestelde vragen 

Moet ik hier verder nog iets in ondernemen? 
Nee. Door attesten toe te voegen in je studietoelagedossier kan de verwerking net vertraging oplopen. Vermijd dit dus.  

Geldt dit ook als ik een schakelprogramma afwerk? 
Ja. Als je dit academiejaar je schakel- of voorbereidingsprogramma kunt afronden, val je automatisch onder de diplomajaarregeling. 

Ik combineer mijn laatste bachelor-vakken met vakken uit de master – is dat een probleem? 
Nee. Als je voor de bachelor in je diplomajaar zit, is dat genoeg. Je kiest zelf of je al mastervakken opneemt en hoeveel.

Je combineert je studies met topsport.

Bij wie kan je terecht?

Verantwoordelijke topsportstatuten via topsport@ucll.be. 
Meer info op Topsportstatuut als student aan Hogeschool UCLL.

Voorwaarden

• Je beschikt over een erkend topsportstatuut conform de UCLL-afspraken. 
• Door je topsportverplichtingen (trainingen, wedstrijden, stages) is het niet mogelijk om 54 studiepunten op te nemen in dit academiejaar. 

Wat moet je doen? 

1. Je vindt de procedure om je statuut aan te vragen op de website.

2. De verantwoordelijke topsportstatuten beoordeelt je dossier en na goedkeuring kan je een attest studietoelage downloaden in KULoket/Selfservice attesten. 

3. Jij voegt het attest studietoelage toe aan je studietoelagedossier via het digitaal loket van de Dienst Studietoelagen.  

Veelgestelde vragen 

Geeft dit attest studietoelage mij ook automatisch faciliteiten in de opleiding binnen UCLL (bijv. uitstel voor examens)? 
Nee. Een attest studietoelage staat volledig los van faciliteiten. Je studentendienst beoordeelt een vraag naar faciliteiten altijd afzonderlijk. 

Moet ik elk academiejaar opnieuw een attest studietoelage aanvragen? 
Ja, het attest studietoelage geldt per academiejaar. Neem elk jaar tijdig contact op met de verantwoordelijke topsportstatuten.  

Je bent professioneel actief als kunstenaar en combineert dit met je studies.

Bij wie kan je terecht?

Je kan terecht bij studentkunstenaar@ucll.be.

Voorwaarden

Je voldoet aan 1 van deze 2 voorwaarden:

• Je levert artistieke prestaties in opdracht als zelfstandige of ondernemer, 
  EN je hebt een kunstwerkattest of ontvangt een amateurkunstenvergoeding, 
  EN je toont via een portfolio aan dat je op hoog niveau actief bent in een culturele activiteit.
  
  OF
• Je hebt een management- of samenwerkingsovereenkomst met een professionele artistieke partner, 
  EN je toont via een portfolio aan dat je op hoog niveau actief bent in een culturele activiteit. 

Wat moet je doen? 

1. Je vindt de procedure om je statuut aan te vragen op de website  

2. studentkunstenaar@ucll.be beoordeelt je dossier en na goedkeuring kan je een attest studietoelage downloaden in KULoket/Selfservice attesten. 

3. Voeg het attest studietoelage toe aan je studietoelagedossier via het digitaal loket van de Dienst Studietoelagen.  

Veelgestelde vragen 

Wat bedoelt men met "op hoog niveau"? 
Je oefent je culturele activiteit structureel uit gedurende het academiejaar, op een niveau dat vergelijkbaar is met een semiprofessionele of professionele beoefening. Je portfolio toont dit aan. 

Geeft dit attest studietoelage mij ook faciliteiten? 
Nee. Een attest studietoelage staat los van faciliteiten. Je studentendienst beoordeelt een vraag naar faciliteiten altijd afzonderlijk.   

Moet ik elk academiejaar opnieuw een attest studietoelage aanvragen? 
Ja, het attest studietoelage geldt per academiejaar. Neem elk jaar tijdig contact op met de verantwoordelijke student-kunstenaar.  

Je hebt een functiebeperking die een impact heeft op je studies.

Bij wie kan je terecht?

Je kan terecht bij de Studentendienst.

Voorwaarden

• Je hebt een erkende functiebeperking die het onmogelijk maakt om 54 studiepunten op te nemen. 
• Erkenning kan via: VAPH (Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap), FOD Sociale Zekerheid, VLOR-attestering, of wat UCLL verder aanvaardt als bewijs van functiebeperking. 

Wat moet je doen? 

1. Je vindt de procedure om je statuut aan te vragen op de website  

2. De studentendienst beoordeelt je dossier en na goedkeuring kan je een attest studietoelage downloaden in KULoket/Selfservice attesten. 

3. Voeg het attest studietoelage toe aan je studietoelagedossier via het digitaal loket van de Dienst Studietoelagen.   

Veelgestelde vragen 

Moet ik elk jaar opnieuw een attest studietoelage aanvragen? 
Als je situatie met betrekking tot je functiebeperking blijvend is, kan je studentendienst een attest functiebeperking afleveren dat geldig is voor meerdere academiejaren. Je moet het attest studietoelage wél elk jaar opnieuw downloaden en toevoegen aan je studietoelagedossier. 

Geeft dit attest studietoelage mij ook recht op faciliteiten? 
Nee. Een attest studietoelage geeft niet automatisch recht op faciliteiten. Je studentendienst beoordeelt dat altijd afzonderlijk.  

Je combineert je studies met werk.

Let op! Er is een verschil tussen werkstudent en werkende student. Lees de voorwaarden goed na.

Bij wie kan je terecht?

Je kan terecht bij de Studentendienst.

Voorwaarden

• je werkt tijdens het volledige academiejaar waarin je je inschrijft, gedurende minstens 80 uur per maand.
   

Wat moet je doen? 

1. Je vindt de procedure om je statuut aan te vragen op de website 

2. Je studentendienst beoordeelt je dossier en na goedkeuring kan je een attest studietoelage downloaden in KULoket.

3. Voeg het attest studietoelage toe via het digitaal loket van de Dienst Studietoelagen.

Veelgestelde vragen 

Geeft dit attest studietoelage ook faciliteiten (bijvoorbeeld flexibele examenregeling)?
Nee. Het attest studietoelage staat volledig los van faciliteiten. Je studentendienst beoordeelt een vraag naar faciliteiten altijd afzonderlijk.

Ik ben zelfstandige student – is dat hetzelfde als werkende student?
Niet automatisch. Er is vermoedelijk een grote overlap, maar het zijn twee aparte statuten. Studenten die hun statuut zelfstandige student aantonen via een leefloon (en dus niet werken) vallen niet onder werkende student.

Moet ik elk academiejaar opnieuw een attest studietoelage aanvragen? 
Ja, het attest studietoelage geldt per academiejaar. Neem elk jaar tijdig contact op met de studentendienst.  

Je combineert je studies met werk.

Let op! Er is een verschil tussen werkstudent en werkende student. Lees de voorwaarden goed na.

Bij wie kan je terecht?

Je kan terecht bij de Studentendienst.

Voorwaarden

• Je bent in het bezit van een bewijs van tewerkstelling in dienstverband met een omvang van gemiddeld minstens 50 uren per maand. De gepresteerde uren vallen binnen het academiejaar.

      Let op! Een werkende student kan geen onderwijs- en examenfaciliteiten aanvragen.

Wat moet je doen? 

1. Je dient je aanvraag in via KU loket ->  tabblad "Inschrijvingen en aanvragen" en bij type statuut kies je werkstudent.

2. Je studentendienst beoordeelt je dossier en na goedkeuring kan je een attest studietoelage downloaden in KULoket.

3. Voeg het attest studietoelage toe via het digitaal loket van de Dienst Studietoelagen.

Veelgestelde vragen 

Geeft dit attest studietoelage ook faciliteiten (bijvoorbeeld flexibele examenregeling)?
Nee. Het attest studietoelage staat volledig los van faciliteiten. 

Ik ben zelfstandige student – is dat hetzelfde als werkende student?
Niet automatisch. Er is vermoedelijk een grote overlap, maar het zijn twee aparte statuten. Studenten die hun statuut zelfstandige student aantonen via een leefloon (en dus niet werken) vallen niet onder werkende student.

Ik werk met kortlopende contracten – moet ik die allemaal aanleveren?
Je studentendienst bepaalt zelf welke bewijsstukken ze nodig hebben. Neem contact met hen op voor de concrete vereisten.

Moet ik elk academiejaar opnieuw een attest studietoelage aanvragen? 
Ja, het attest studietoelage geldt per academiejaar. Neem elk jaar tijdig contact op met de studentendienst.  

Je bent een student-ondernemer.

Bij wie kan je terecht?

Je kan terecht bij de startminds@ucll.be.

Voorwaarden

• Je voldoet aan de definitie van student-ondernemer:
  • Je leidt een onderneming;
  • OF je kan een plan voorleggen waaruit de intentie blijkt om binnen de 12 maanden een valoriseerbaar product of dienst aan te bieden. Uit dit plan moet ook de intentie blijken om een ondernemingsactiviteit op te zetten.

Wat moet je doen? 

1. Je vindt de procedure om je statuut aan te vragen op de website 

2. Startminds beoordeelt je dossier en na goedkeuring kan je een attest studietoelage downloaden in KULoket.

3. Voeg het attest studietoelage toe via het digitaal loket van de Dienst Studietoelagen.

Veelgestelde vragen 

Geeft dit attest studietoelage ook faciliteiten (bijvoorbeeld flexibele examenregeling)?
Nee. Het attest studietoelage staat volledig los van faciliteiten. Je studentendienst beoordeelt een vraag naar faciliteiten altijd afzonderlijk.

Ik werk met kortlopende contracten – moet ik die allemaal aanleveren?
Je studentendienst bepaalt zelf welke bewijsstukken ze nodig hebben. Neem contact met hen op voor de concrete vereisten.

Moet ik elk academiejaar opnieuw een attest studietoelage aanvragen? 
Ja, het attest studietoelage geldt per academiejaar. Neem elk jaar tijdig contact op met Startminds.  

Je combineert studeren met een mandaat.

Bij wie kan je terecht?

Je kan terecht bij de Studentendienst.

Voorwaarden

• Je voldoet aan de definitie van student met mandaat en neemt een mandaat op als:
   
  • studentenvertegenwoordiger in bestuursorganen van UCLL zoals Academische raad, stuvoraad, programmaraad en POC of in de Algemene vergadering van VVS of de associatiestudentenraad
  • Politiek mandaat (bijvoorbeeld parlementslid, burgemeester, gemeenteraadslid, …)
  • Publiek bestuursmandaat (= een bestuursmandaat in een openbare of private instelling, m.a.w. het vertegenwoordigen van een bepaalde groep, organisatie, gemeenschap, instelling … in bestuur en raden).  

Wat moet je doen? 

1. Je dient je aanvraag in via KU loket ->  tabblad "Inschrijvingen en aanvragen" en bij type statuut kies je werkstudent.

2. Je studentendienst beoordeelt je dossier en na goedkeuring kan je een attest studietoelage downloaden in KULoket.

3. Voeg het attest studietoelage toe via het digitaal loket van de Dienst Studietoelagen.

Veelgestelde vragen 

Geeft dit attest studietoelage ook faciliteiten (bijvoorbeeld flexibele examenregeling)?
Nee. Het attest studietoelage staat volledig los van faciliteiten. Je studentendienst beoordeelt een vraag naar faciliteiten altijd afzonderlijk.

Moet ik elk academiejaar opnieuw een attest studietoelage aanvragen? 
Ja, het attest studietoelage geldt per academiejaar. Neem elk jaar tijdig contact op met de studentendienst.  

Je bent mantelzorger en combineert deze zorgtaak met je studies.

Bij wie kan je terecht?

Je kan terecht bij de Studentendienst.

Voorwaarden

• Je staat langdurig in voor de zorg van een zorgbehoevende persoon (familielid of naaste).
• Deze zorgtaak heeft een aanzienlijke invloed op je tijdsbesteding, waardoor je niet in staat bent 54 studiepunten op te nemen.

Wat moet je doen? 

1. Je vindt de procedure om je statuut aan te vragen op website

2. Je studentendienst beoordeelt je dossier en na goedkeuring kan je een attest studietoelage downloaden in KULoket.

3. Voeg het attest studietoelage toe via het digitaal loket van de Dienst Studietoelagen.

Veelgestelde vragen 

Wat geldt als bewijs van mantelzorg?
UCLL bepaalt zelf de voorwaarden voor erkenning. Je studentendienst bespreekt met jou welke documenten of verklaringen nodig zijn.

Moet ik elk jaar opnieuw een attest aanvragen?
Ja, het attest studietoelage geldt per academiejaar. Neem elk jaar tijdig contact op met je studentendienst.

Geeft dit attest studietoelage mij ook faciliteiten?
Nee. Een attest studietoelage staat los van faciliteiten. Je studentendienst beoordeelt een vraag naar faciliteiten altijd afzonderlijk.

Je bent student maar het curriculum maakt het je onmogelijk om 54 studiepunten op te nemen door volgtijdelijkheid, programma-opbouw of de organisatie van het academiejaar.

Bij wie kan je terecht?

Je kan terecht bij je Trajectcoach. (Als student vind je je trajectcoach in SVS, het Student-Volg-Systeem.)

Voorwaarden

Je voldoet minstens aan 1 van deze voorwaarden:

• Volgtijdelijkheidsregels verhinderen dat je bepaalde vakken al opneemt.
• Je hebt vrijstellingen gekregen waardoor er minder dan 54 studiepunten overblijven in je programma.
• Je heroriënteerde je laattijdig en het resterend aanbod laat geen 54 studiepunten meer toe.
• De organisatie van het academiejaar laat geen 54 studiepunten toe (bijvoorbeeld als je start in semester 2 met minstens 27 studiepunten).

Wat moet je doen? 

Belangrijk: is er een andere uitzonderingsmaatregel waaraan je ook voldoet? Geef daar dan de voorkeur aan om een attest aan te vragen. Gebruik de uitzondering van 'Onmogelijkheid door curriculum' enkel wanneer dit de enige uitzondering is waarvoor je in aanmerking komt.

1. Neem contact op met je trajectcoach. Als UCLL-student, vind je deze in  SVS, het Student-Volg-Systeem.

2. Samen stel je een traject samen. Het vertrekpunt is altijd om tóch 54 studiepunten op te nemen. Lukt dat niet, dan kan de trajectcoach attesteren.

3. De trajectcoach zorgt ervoor dat je een individueel attest studietoelage toegestuurd krijgt dat geldt voor één academiejaar.

4. Voeg het attest studietoelage toe via het digitaal loket van de Dienst Studietoelagen.

Veelgestelde vragen 

Tellen vrijstellingen mee als opgenomen studiepunten?
Nee. Vrijstellingen tellen nooit mee als opgenomen studiepunten, ook niet voor de berekening van de studietoelage.

Hoe strikt worden de regels toegepast?
Het uitgangspunt is altijd dat geprobeerd wordt een programma van minstens 54 studiepunten samen te stellen. Pas als dat objectief onmogelijk is, kan de trajectcoach attesteren. Neem dus eerst contact op met je studententrajectcoach voor advies.

Moet ik elk jaar opnieuw een attest aanvragen?
Ja, het attest is altijd individueel en geldt per academiejaar. In elk academiejaar wordt opnieuw bekeken of een voltijds traject mogelijk is.

Ik heb een uitzondering, maar hoeveel studiepunten moet ik dan minimaal opnemen?
Eens een uitzondering is toegekend, geldt er geen minimumaantal te volgen studiepunten. Wel is het in je eigen belang voldoende voortgang te boeken.

Je schrijft je nu voor het eerst in aan UCLL en die erkent dat je geen diploma secundair onderwijs in het Nederlandstalig onderwijs behaalde.

Bij wie kan je terecht?

Je kan terecht bij de dienst Admissions UCLL

Voorwaarden

• Je hebt je diploma secundair onderwijs niet behaald in het Nederlandstalig onderwijs (bijvoorbeeld buitenlands diploma of diploma van een internationale school).
• Je schrijft je dit academiejaar voor de eerste maal in aan een Vlaamse hogeschool of universiteit.
• Let op: diploma's uit Nederland of Suriname worden beschouwd als Nederlandstalig en komen niet in aanmerking.

Wat moet je doen? 

1. Neem contact op met de Dienst Admissions (admissions@ucll.be).

2. De Dienst Admissions levert een attest studietoelage af.

3. Voeg het attest studietoelage toe via het digitaal loket van de Dienst Studietoelagen.

Veelgestelde vragen 

Ik heroriënteer me tijdens mijn eerste jaar – verlies ik de uitzondering?
Nee. De uitzondering mag ook toegekend worden als je je heroriënteert tijdens je eerste jaar hoger onderwijs in Vlaanderen.

Je arts verklaart dat voltijds studeren niet mogelijk is door medische redenen.

Bij wie kan je terecht?

Je kan rechtstreeks terecht bij de Dienst Studietoelagen van de Vlaamse overheid. Je hoeft niets bij UCLL aan te vragen.

Voorwaarden

• Een arts verklaart dat je wegens ziekte of medische redenen niet in staat bent om dit academiejaar minstens 54 studiepunten op te nemen.

Wat moet je doen? 

1. Ga naar je arts (huisarts of specialist) en vraag hen het standaardformulier van de Dienst Studietoelagen in te vullen. Dit formulier vind je op de website van Studietoelagen.

2. Dien je aanvraag in bij de Dienst Studietoelagen via het digitaal loket en voeg het ingevulde artsattest toe.

3. De Dienst Studietoelagen volgt altijd het oordeel van de arts. Als je attest in orde is, wordt de uitzondering toegekend.

Wat moet je doen?

Mag elke arts het formulier invullen?
Ja, zowel een huisarts als een specialist mag het formulier invullen.

Hoe snel beslist de Dienst Studietoelagen?
Hoe sneller je het artsattest toevoegt aan je studietoelagedossier, hoe sneller een beslissing volgt. Als je langer moet wachten, kan Stuvo+ in de tussentijd een voorschot voorzien.

Kan ik bij UCLL terecht voor dit attest?
Nee. Medische redenen worden rechtstreeks afgehandeld tussen jou, je arts en de Dienst Studietoelagen. UCLL speelt hier geen rol.

Heb ik recht op faciliteiten?
Als student met een chronische ziekte of een psychiatrische functiebeperking kan je ook het statuut 'Student met een functiebeperking' aanvragen. Dit geeft mogelijk, maar niet noodzakelijk, recht op faciliteiten. 

De dienst Studietoelagen zal een uitzondering verlenen als je je studies combineert met de zorg voor een minderjarig kind.

Bij wie kan je terecht?

Je kan rechtstreeks terecht bij de Dienst Studietoelagen van de Vlaamse overheid. Je hoeft niets bij UCLL aan te vragen.

Voorwaarden

• Je combineert je studies met de zorg voor een minderjarig kind.
• Afstamming volstaat – je hoeft niet op hetzelfde adres te wonen (co-ouderschap telt ook).
• Ook als je partner een kind heeft en je gehuwd bent, wettelijk samenwoont of het kind fiscaal ten laste neemt, kom je in aanmerking.

Wat moet je doen? 

1. Vraag de uitzondering aan via het digitaal loket van de Dienst Studietoelagen.

2. Je hoeft geen apart document aan te leveren: de Dienst Studietoelagen controleert de afstamming via het Rijksregister.

3. Als het kind tijdens het academiejaar geboren wordt, volstaat dat voor het volledige academiejaar. De uitzondering wordt toegekend zodra de geboorte geregistreerd staat in het Rijksregister.

Veelgestelde vragen

Kan ik voor UCLL terecht voor dit attest?
Nee. Je vraagt dit volledig rechtstreeks aan bij de Dienst Studietoelagen. UCLL speelt hier geen rol.

Mijn kind is net geboren, maar de registratie loopt nog – wat nu?
Geen probleem. De uitzondering wordt toegekend zodra de geboorte in het Rijksregister is opgenomen, ook als dat pas later in het academiejaar gebeurt.

Je bevindt je in een sociale of individuele omstandigheid die zo specifiek van aard is dat de rector of algemeen directeur oordeelt dat het niet mogelijk is om 54 studiepunten op te nemen.

Bij wie kan je terecht?

Je kan terecht bij de Commissie voor Uitzonderingen (CvU).

Voorwaarden

• Je bevindt je in een sociale of individuele omstandigheid die zo specifiek van aard is dat het onmogelijk is om 54 studiepunten op te nemen.
  Voorbeelden: ernstige persoonlijke crisissituaties zoals acute gezinsproblemen, een traumatische gebeurtenis, gerechtelijke problemen, een plotse extreme noodsituatie …
• De algemeen directeur of rector beslist over deze uitzondering. Deze bevoegdheid kan niet worden gedelegeerd.

Wat moet je doen?

1. Neem contact op met de Commissie voor Uitzonderingen (CvU) via commissieuitzonderingen@ucll.be 

2. Je zal richtlijnen ontvangen om je aanvraag in te dienen.

3. Na goedkeuring kan je een attest studietoelage downloaden in KULoket met de handtekening van de algemeen directeur.

4. Voeg het attest studietoelage toe via het digitaal loket van de Dienst Studietoelagen.

Veelgestelde vragen 

Wat geldt als bewijsstukken van een zeer specifieke sociale of individuele omstandigheid (BIO)?
Dat hangt af van jouw concrete situatie. Dit kunnen financiële attesten, gerechtelijke stukken, doktersattesten, … zijn. 

Geeft dit attest studietoelage mij ook faciliteiten?
Nee. Een attest studietoelage staat los van faciliteiten. Om in aanmerking te komen voor onderwijs- en examenfaciliteiten heb je een bijzonder statuut als topsporter, kunstenaar, mantelzorger, ondernemer, werkende student of student met een functiebeperking nodig https://www.ucll.be/nl/bijzonderstatuut. Dit staat helemaal los van zeer specifieke sociale of individuele omstandigheden. 

Je kan een uitzondering op de leeftijdsvoorwaarde aanvragen als je vóór je 30ste door bijzondere omstandigheden of overmacht geen hoger onderwijs kon starten en afronden.

Je zal zelf moeten aantonen dat het door bijzondere omstandigheden of overmacht onmogelijk was om een opleiding in het hoger onderwijs te starten én af te ronden voordat je 30 jaar werd.

De procedure en het document voor het aanvragen van een uitzondering op de leeftijdsvoorwaarde voor studenten ouder dan 30 jaar zijn terug te vinden op de website dienst studietoelagen.